Informationen zum Datenschutz

1. Verantwortliche

Rechtsanwältin und Notarin Annika Hergesell-Brüning

Marktstraße 6

34225 Baunatal

Telefon: 0561 49 30 74

Telefax: 0561 49 12 960

E-Mail: info@kanzlei-hergesell.de

2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Als Rechtsanwältin erhebe ich, wenn Sie mich mandatieren, folgende Informationen, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten erhalte:

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind.

Als Notarin erhebe und verarbeite ich personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können; zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die für die Mandatierung von mir erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass ich nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO auf Grund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

4. An wen gebe ich Daten weiter?

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

a) Mandatsbearbeitung als Rechtsanwältin

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Die anwaltliche Schweigepflicht bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

b) Amtsausübung als Notarin

Als Notarin bin ich Trägerin eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundenentwürfen, zur Beurkundung und zum Vollzug von Urkundengeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt dabei immer nur auf Grund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde unter Umständen dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

Zu den Bestimmungen über eine Weitergabe von Daten gehören z. B. Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu auf Grund von Ihnen abgegebenen Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

c) Steuerbüro

Rechnungen, die ich Ihnen stelle, und Daten aus Rechnungen werden zum Zwecke der Finanzbuchhaltung und zur Unterstützung bei der Erfüllung steuerrechtlicher Verpflichtungen an ein von mir beauftragtes Steuerbüro übermittelt. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unter Umständen werden Daten, die in Rechnungen enthalten sind, an das zuständige Finanzamt übermittelt. Dies geschieht zur Erfüllung meiner steuerrechtlichen Verpflichtungen und somit gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

d) Aktenvernichtung

Die Aktenvernichtung erfolgt über ein professionelles, auf Aktenvernichtung unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards spezialisiertes Unternehmen, derzeit Data-Ex Datenvernichtungs GmbH, Yorckstraße 50, 34123 Kassel. Die Weitergabe der Akten zur Vernichtung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages erst nach Zusicherung durch das Unternehmen, dass die in Art. 28 DSGVO geregelten Sicherheitsstandards eingehalten werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO.

e) IT-Dienstleister

Meine IT wird betreut von der Computer Extra Ernst & Jacob KG, Harleshäuser Str. 8, 34130 Kassel. Diese hat mir die Einhaltung der in Art. 28 DSGVO geregelten Sicherheitsstandards zugesichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundenbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Als Rechtsanwältin speichere ich und verarbeite Ihre Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, nämlich 6 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Mandatsbearbeitung beendet wurde. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lösche ich Ihre Daten, es sei denn, ich bin gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c) DSGVO auf Grund steuerrechtlicher oder anderer gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet oder Sie haben gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO in eine längere Speicherung eingewilligt. 

Nach § 50 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für mich als Notarin für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

a) für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre,

b) für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre,

c) für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente 30 Jahre,

d) für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,

e) für die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,

f) für die in der Sondersammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,

g) für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente 7 Jahre,

h) für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und

i) für die in der Generalakte verwahrten Dokumente 30 Jahre.

Buchstabe c) bis f) ist auf vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2022 erstellte Unterlagen nicht anzuwenden.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen:

a) für Eintragungen im Urkundenverzeichnis mit dem Kalenderjahr, das auf die Eintragung folgt,

b) für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis mit dem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Verwahrungsgeschäfts folgt,

c) für Dokumente, die in der Urkundensammlung, der Erbvertragssammlung, der elektronischen Urkundensammlung, der Sondersammlung oder der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrt werden, mit dem Kalenderjahr, das auf die Beurkundung oder die sonstige Amtshandlung folgt,

d) für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Amtsgeschäfts folgt, zu dem die Nebenakte geführt wurde, und

e) für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf das Erlöschen des Amtes des Notars oder die Verlegung seines Amtssitzes in einen anderen Amtsgerichtsbezirk folgt.

Für Altbestände, also Unterlagen, die bis zum 31.12.2021 erstellt wurden, gelten gemäß § 51 NotAktVV folgende Aufbewahrungsfristen:

a) für die Urkundenrolle, das Erbvertragsverzeichnis und das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle 100 Jahre,

b) für das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, das Namensverzeichnis zum Massenbuch und die Anderkontenliste 30 Jahre,

c) für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge 100 Jahre,

d) für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente 7 Jahre,

e) für die in Sammelbänden für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und

f) für die in der Generalakte verwahrten Dokumente 30 Jahre.

Buchstabe c) gilt auch für die dort bezeichneten Dokumente, die vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2022 erstellt wurden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO auf Grund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7. Welche Rechte haben Sie?

Unabhängig davon, ob ich Daten in meiner Eigenschaft als Rechtsanwältin erhebe oder in meiner Eigenschaft als Notarin, haben Sie das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
• von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DSGVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist die: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Telefon: +49 611 1408-0, Telefax: +49 611 1408-611.

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.